Cara Membeli Genset Lewat e-Katalog LKPP: 7 Langkah

Membeli genset untuk instansi pemerintah melalui e-Katalog LKPP dilakukan dalam 7 langkah: input RUP di SIRUP, login ke e-purchasing Inaproc, pilih produk dan penyedia, buat paket pembelian, lakukan negosiasi harga, tanda tangan SPK, dan proses pembayaran. PT Hargen Nusantara tersedia di katalog.inaproc.id/hargen-nusantara dengan 4 produk tayang.

Sebelum Mulai: 3 Hal yang Harus Siap

Pastikan tiga prasyarat ini sudah terpenuhi sebelum memulai proses e-purchasing di Inaproc:

1. Akun SPSE aktif. PPK atau PP harus sudah memiliki akun SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) yang aktif di instansi masing-masing. Login ke sistem e-purchasing Inaproc menggunakan kredensial SPSE yang sama.

2. RUP sudah terinput di SIRUP. Pengadaan genset harus sudah tercantum dalam Rencana Umum Pengadaan di sistem SIRUP, lengkap dengan nama paket, pagu anggaran, dan metode pengadaan (e-purchasing). Tanpa RUP yang valid, paket pembelian di Inaproc tidak dapat diproses secara sah.

3. HPS sudah disusun. Harga Perkiraan Sendiri genset menjadi batas atas negosiasi harga di e-Katalog. Untuk referensi penyusunan HPS, harga yang tercantum di Inaproc dapat dijadikan salah satu acuan pembanding.

Jika ketiga prasyarat di atas sudah terpenuhi, proses e-purchasing bisa dimulai.

Langkah 1: Konfirmasi RUP di SIRUP

Sebelum masuk ke sistem Inaproc, pastikan paket pengadaan genset sudah tercantum di SIRUP dengan data yang benar:

• Nama paket pengadaan sesuai dengan barang yang akan dibeli
• Pagu anggaran mencukupi harga unit, ongkos kirim, dan biaya instalasi
• Metode pengadaan: e-purchasing melalui e-Katalog (bukan tender atau pengadaan langsung konvensional)

Jika data RUP belum sesuai, koordinasikan perubahan dengan PA atau KPA sebelum melanjutkan. Instansi yang melakukan e-purchasing tanpa RUP yang valid berisiko temuan administratif dari APIP atau BPK.

Langkah 2: Login ke Sistem e-Purchasing Inaproc

Tahapan akses sistem:

1. Login ke portal SPSE instansi masing-masing menggunakan akun PPK atau PP
2. Pilih menu Aplikasi e-Procurement Lainnya
3. Pilih aplikasi e-Purchasing yang mengarahkan ke sistem Inaproc (katalog.inaproc.id)
4. Setujui syarat dan ketentuan penggunaan sistem dengan mencentang persetujuan di bagian bawah halaman

Perhatikan kewenangan berdasarkan nilai paket:

Nilai Paket	Pejabat yang Login
Di bawah Rp 200.000.000	Pejabat Pengadaan (PP)
Di atas Rp 200.000.000	PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)
Provinsi Papua: di bawah Rp 1.000.000.000	PP
Di atas Rp 1.000.000.000	KPA / PA

Pastikan login menggunakan akun yang sesuai dengan nilai paket yang akan dibuat. Jika login sebagai PP untuk paket di atas Rp 200 juta, sistem tidak akan mengizinkan pembuatan paket.

Langkah 3: Cari dan Pilih Produk Genset

Setelah berhasil masuk ke sistem, navigasi ke menu Katalog untuk mencari produk:

• Ketik kata kunci di kolom pencarian, contoh: “genset 100 kVA” atau “genset Cummins“
• Filter hasil berdasarkan kategori barang, status TKDN, atau lokasi penyedia
• Untuk menemukan HARGEN secara langsung: akses katalog.inaproc.id/hargen-nusantara

Sebelum memilih produk, verifikasi hal berikut pada setiap penyedia yang ditemukan:

• Status penyedia: harus Aktif (bukan Non-Aktif atau Terkualifikasi saja)
• Spesifikasi teknis: nama engine dan alternator harus tercantum eksplisit
• Garansi: cantumkan dalam klausul SPK, bukan sekadar klaim lisan

HARGEN tersedia di Inaproc dengan status penyedia Aktif, Non UMKK, Provinsi Banten. Detail produk dan spesifikasi teknis engine tersedia di halaman penyedia.

Langkah 4: Buat Paket Pembelian dan Input Spesifikasi

Setelah produk dipilih, klik Buat Paket dan isi data berikut:

• Nama paket pengadaan (sesuai dengan nama di SIRUP)
• Satuan kerja dan nomor RUP dari SIRUP
• Kuantitas unit yang dipesan
• Lokasi pengiriman yang spesifik (nama gedung, alamat lengkap, kabupaten/kota)
• Estimasi waktu penyerahan yang diinginkan

Unggah Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau spesifikasi teknis sebagai lampiran paket. KAK genset sebaiknya mencantumkan: kapasitas kVA, tipe (open/silent), engine minimal yang diizinkan, standar tegangan dan frekuensi (220/380V, 50Hz), serta ketentuan garansi minimum yang dipersyaratkan.

Langkah 5: Negosiasi Harga dengan Penyedia

Setelah paket dikirimkan ke penyedia, proses negosiasi dimulai. Berdasarkan Keputusan Kepala LKPP No. 122 Tahun 2022, negosiasi harga e-Katalog mempertimbangkan:

• Kuantitas pembelian: semakin banyak unit, semakin kuat posisi negosiasi
• Ongkos kirim: biaya pengiriman ke lokasi instansi, terutama untuk daerah luar Jawa
• Biaya instalasi: jika diperlukan, dapat dinegosiasikan sebagai satu paket harga

Tips untuk negosiasi genset:

• Minta breakdown harga: harga unit, ongkir, instalasi, dan panel ATS (jika diperlukan) secara terpisah
• Konfirmasi apakah test-commissioning sudah termasuk dalam harga yang ditawarkan
• Harga akhir yang disepakati tidak boleh melebihi HPS yang sudah disusun
• Setelah harga disepakati secara tertulis di sistem, tidak dapat diubah secara sepihak oleh penyedia

Langkah 6: Tanda Tangan SPK

SPK (Surat Perintah Kerja) adalah dokumen kontrak yang mengikat secara hukum. Sebelum menandatangani, pastikan SPK mencantumkan:

• Spesifikasi teknis lengkap: nama engine (contoh: Cummins 6BT5.9G2), tipe alternator, kapasitas kVA
• Harga yang disepakati setelah negosiasi
• Jadwal pengiriman yang disepakati (dalam hari kerja)
• Ketentuan garansi: untuk HARGEN, garansi 2 tahun / 2.000 jam kerja untuk genset diesel
• Lokasi pengiriman dan pihak yang menerima

Penting: Ketentuan garansi harus tercantum dalam klausul SPK, bukan hanya dalam dokumen terpisah dari penyedia. Klausul garansi di dalam SPK yang mengikat secara hukum memudahkan klaim jika unit mengalami masalah dalam masa garansi.

SPK ditandatangani secara elektronik di sistem e-purchasing Inaproc.

Langkah 7: Pengiriman, Commissioning, dan BAST

Setelah SPK ditandatangani, tiga tahap terakhir menyelesaikan proses pengadaan:

Pengiriman: Penyedia wajib mengirimkan unit sesuai jadwal yang tercantum dalam SPK. Untuk lokasi luar Jawa, koordinasikan jadwal kedatangan unit dengan tim penyedia jauh sebelum tanggal pengiriman.

Test-commissioning: Setelah unit tiba, teknisi penyedia melakukan commissioning di lokasi. Pastikan proses ini dilaksanakan sebelum BAST ditandatangani. Commissioning memverifikasi bahwa output tegangan dan frekuensi unit stabil sesuai spesifikasi (220/380V, 50Hz, sine wave murni).

BAST (Berita Acara Serah Terima): Ditandatangani setelah commissioning selesai dan semua dokumen fisik diterima. BAST adalah syarat pencairan pembayaran dari BUD. Tanpa BAST yang valid, proses pembayaran tidak dapat diproses.

Simpan semua dokumen berikut untuk keperluan audit BPK dan Inspektorat Daerah: SPK, BAST, sertifikat TKDN, sertifikat ISO 9001, COO, NIB, dan faktur pajak.

Dokumen yang Harus Diminta dari Vendor Genset

Sebelum menyetujui harga negosiasi dan menandatangani SPK, minta dokumen berikut dari penyedia:

Dokumen	Status	Catatan
Sertifikat TKDN (Kemenperin)	Wajib	Verifikasi masa berlaku dan persentase
NIB dari sistem OSS	Wajib	Pastikan KBLI sesuai dengan genset
Sertifikat ISO 9001	Wajib	Bukti standar produksi
Certificate of Origin (COO)	Wajib	Menyatakan asal negara engine dan alternator
Faktur proforma resmi	Wajib	Dasar HPS dan bukti penawaran
Datasheet teknis engine dan alternator	Direkomendasikan	Verifikasi spesifikasi sesuai pesanan
Surat pernyataan garansi	Direkomendasikan	Harus konsisten dengan klausul SPK

HARGEN menyiapkan semua dokumen di atas secara otomatis sejak proses negosiasi dimulai, tanpa perlu diminta berulang. Kelengkapan dokumen ini meminimalkan risiko temuan administratif saat audit.

Ilustrasi Proses e-Purchasing Genset (Simulasi)

Skenario berikut adalah ilustrasi hipotetis berdasarkan alur e-purchasing yang berlaku di sistem Inaproc. Proses, dokumen, dan durasi mencerminkan ketentuan nyata. Profil instansi bersifat fiktif dan tidak merepresentasikan instansi manapun.

Konteks: PPK pada sebuah SKPD urusan komunikasi dan informatika di Kota Makassar, Sulawesi Selatan. Kebutuhan: 1 unit genset diesel 100 kVA untuk backup server room dan ruang command center. Anggaran APBD 2025: Rp 350.000.000. Nilai di atas Rp 200 juta sehingga PPK yang membuat paket.

Kondisi awal: PPK pertama kali melakukan e-purchasing untuk perangkat teknis seperti genset. Pengadaan genset sebelumnya dilakukan lewat tender konvensional.

Proses yang dijalankan:

1. PPK memastikan RUP sudah terinput di SIRUP: nama paket “Pengadaan Genset Backup Server Room”, pagu Rp 350 juta, metode e-purchasing
2. Login ke SPSE, masuk menu Aplikasi e-Procurement Lainnya, pilih e-Purchasing di Inaproc. PPK yang login karena nilai di atas Rp 200 juta
3. Cari “genset 100 kVA Cummins” di katalog; menemukan produk HARGEN (katalog.inaproc.id/hargen-nusantara) dengan status penyedia Aktif dan sertifikat TKDN tercantum
4. Buat paket: input RUP, unggah KAK (genset open type 100 kVA, engine minimal Cummins 6BT5.9G2), 1 unit, pengiriman ke Makassar
5. Negosiasi harga: PPK mengajukan negosiasi berdasarkan ongkos kirim ke Makassar; HARGEN memberikan harga akhir termasuk pengiriman dan test-commissioning di lokasi
6. SPK ditandatangani secara elektronik; SPK mencantumkan spesifikasi teknis, harga akhir, jadwal pengiriman 14 hari kerja, dan garansi 2 tahun / 2.000 jam kerja
7. Unit tiba di Makassar; teknisi HARGEN diberangkatkan untuk commissioning; BAST ditandatangani setelah commissioning selesai dan output tegangan terverifikasi stabil

Estimasi durasi:

• Dari paket dibuat hingga SPK: 8 hari kerja
• Dari SPK hingga commissioning selesai: 18 hari kerja

Dokumen yang dikumpulkan untuk audit: SPK, BAST, sertifikat TKDN, ISO 9001, COO, NIB, dan faktur pajak.

FAQ Cara Beli Genset via e-Katalog LKPP

Siapa yang berwenang membuat paket e-purchasing genset di e-Katalog LKPP?

Bergantung pada nilai paket. Pejabat Pengadaan (PP) berwenang membuat paket hingga nilai Rp 200.000.000. Paket dengan nilai di atas Rp 200.000.000 harus dibuat oleh PPK (Pejabat Pembuat Komitmen). Khusus PP di Provinsi Papua, batasnya adalah Rp 1.000.000.000. Pastikan login ke sistem e-purchasing menggunakan akun yang sesuai dengan kewenangan tersebut.

Berapa lama proses e-purchasing genset dari paket dibuat hingga SPK?

Tergantung kecepatan negosiasi dan responsivitas penyedia. Proses negosiasi harga biasanya membutuhkan 3-7 hari kerja. Penandatanganan SPK dilakukan setelah harga disepakati secara tertulis di sistem. Estimasi total dari paket dibuat hingga SPK ditandatangani: 5-10 hari kerja untuk penyedia yang responsif dan dokumennya sudah lengkap.

Dokumen apa yang wajib diminta dari vendor genset sebelum SPK ditandatangani?

Empat dokumen wajib: sertifikat TKDN dari Kemenperin (pastikan masih aktif), NIB yang terdaftar di sistem OSS, sertifikat ISO 9001, dan Certificate of Origin (COO) yang menyatakan asal negara engine dan alternator. Selain itu, minta faktur proforma resmi dan datasheet teknis engine sebagai lampiran SPK. Semua dokumen ini wajib tersimpan untuk keperluan audit BPK dan Inspektorat.

Apakah harga genset di e-Katalog LKPP bisa dinegosiasikan?

Ya. Berdasarkan Keputusan Kepala LKPP No. 122 Tahun 2022, negosiasi harga mempertimbangkan kuantitas pembelian, ongkos kirim, dan biaya instalasi. Harga yang tercantum di e-Katalog adalah harga tertinggi. PPK atau PP berwenang menegosiasikan ke bawah selama harga akhir tidak melebihi HPS yang sudah disusun.

Apa yang harus dilakukan setelah genset diterima dari penyedia?

Lakukan test-commissioning bersama teknisi penyedia untuk memastikan output tegangan dan frekuensi stabil sesuai spesifikasi. Setelah commissioning selesai dan semua dokumen diterima, buat BAST (Berita Acara Serah Terima). BAST adalah syarat pencairan pembayaran dari BUD dan dokumen utama untuk pertanggungjawaban pengadaan. Simpan juga sertifikat TKDN, COO, ISO, dan faktur pajak untuk kelengkapan audit.

Apakah pengadaan genset bisa dilakukan tanpa RUP di SIRUP?

Tidak. RUP (Rencana Umum Pengadaan) harus sudah terinput di SIRUP sebelum proses e-purchasing dimulai. Tanpa RUP, paket pembelian di Inaproc tidak dapat diproses secara sah. Instansi yang melakukan pengadaan tanpa RUP berisiko temuan administratif dari APIP. Koordinasikan dengan PA atau KPA untuk penginputan RUP sebelum memulai proses di sistem Inaproc.

---

Untuk konsultasi spesifikasi teknis genset, permintaan dokumen TKDN dan COO, atau penawaran sebelum proses e-purchasing dimulai, hubungi Tim Sales Engineer HARGEN:

• WhatsApp: 0811-816-1683
• Telepon: (021) 591 7922
• e-Katalog LKPP: katalog.inaproc.id/hargen-nusantara